être efficace

Nos journées ne font que 24 heures et il devient de plus en plus dur d’accomplir toutes les tâches qu’il faut faire. Cet article de BlogRiche va t’apprendre à être efficace et te permettre d’organiser sereinement toutes les tâches de ta journée.

Être efficace : Un espace de travail dégagé

Je ne sais plus où j’ai lu cela, mais un dirigeant d’entreprise américaine disait qu’il travaillait beaucoup mieux quand son bureau était totalement dégagé. Cela lui permettait de rester concentré uniquement sur la tâche qu’il devait accomplir et ne pas s’éparpiller avec tous les dossiers qui traînent partout.

J’ai essayé cette technique pour être efficace et c’est vrai que c’est très agréable de ne rien avoir sur son bureau, on se sent moins sous le stress des dossiers et des tâches à réaliser. De plus, cela permet de vraiment rester concentré sur la tâche que l’on doit accomplir et de ne penser à rien d’autre.

Attention tout de même puisque comme toutes les techniques il faut les essayer !

Certains entrepreneurs disent l’inverse. À l’instar de Donald Trump (oui je sais, il est partout), beaucoup pensent qu’il faut travailler avec un espace de travail encombré, car cela permet de rester tout le temps actif et de voir tout le travail qu’il faut abattre pour atteindre son objectif.

Encore une fois, je pense qu’il faut essayer les deux techniques pour se rendre compte de ce qui marche et de ce qui ne marche pas pour toi .

Pour ma part l’espace de travail dégagé correspond beaucoup plus à ma philosophie et me permettre d’être mieux ordonné dans mes idées et mon travail.

Contrairement où l’espace de travail encombré me faisait penser à tout ce que je devais faire et je n’arrivais pas à me concentrer correctement.

Lire aussi : Comment atteindre la liberté financière à notre époque !

Couper ses notifications

Avec l’émergence des applications et des smartphones, on a complètement modifié notre façon de travailler. En effet, on a de plus en plus de mal à se concentrer sur une tâche à la fois. J’en suis le parfait, exemple, chez moi j’utilise deux écrans d’ordinateur pour travailler. Cette installation me permet de naviguer entre de tâches et d’être à mon sens beaucoup plus efficace. Cependant, nous avons tous le même problème : les smartphones.

Ils sont constamment allumés et connectés partout où ils peuvent l’être pour nous déranger avec les notifications. Voici comment j’ai réussi à devenir plus efficace grâce à une d’habitude que j’ai mise en place quand je travaille se déconnecter c’est humain quand on travaille sur une tâche et qu’on reçoit une notification, on est tout de suite déconcentrer.

Comme il faut entre 3 et 5 minutes pour se reconcentrer sur une tâche, imagines le temps perdu à chaque fois que l’on est dérangé. C’est pourquoi dès que je commence une tâche j’essaie le plus possible de couper mes notifications en déconnectant les réseaux de mon portable .

Ceci me permet de ne pas être dérangé pendant une tâche importante.

Cependant, comment faire comme on attend un appel urgent?

Et et bien c’est très simple, pour ma part j’utilise une fonction qu’il y a sur mon smartphone qui me permet de filtrer les notifications, les messages, où les appels. Je peux aisément choisir qui peut me déranger pendant ce temps-là. De ce fait je suis tranquille et je peux mieux travailler sur la tâche à effectuer.

La technique Pomodoro pour être efficace

Cette technique a été inventée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980

Elle est toute simple et consiste apprendre un minuteur que ce soit un minuteur de cuisine où le minuteur de son smartphone, de régler 25 minutes et de rester concentré uniquement sur la tâche à effectuer pendant le temps imparti.

À la suite de ses 25 minutes, il faut faire une pause de 5 minutes et enchaîner avec un autre cycle de 25 minutes et ainsi de suite. Cette technique est très simple puisqu’il permet de rester concentré et d’être efficace pendant un moment très court.

Voici précisément les étapes :

  1. décider de la tâche à effectuer ;
  2. régler le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes ;
  3. travailler sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne et la noter comme faite ;
  4. prendre une courte pause (5 minutes) ;
  5. tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).

Personnellement j’ai utilisé cette technique, mais je ne suis pas satisfait, car cela provoque trop de coupure dans mon travail et m’oblige à me concentrer toutes les 25 minutes après avoir fait la pause.

Cependant une autre alternative très sympa est l’extension pour Google Chrome Forest.

 

Cette extension permet de définir un temps entre cinq minutes 1h. Tu peux aussi ajouter tu ne veux pas consulter pendant que tu travailles. Ton temps est représenté sous forme de plantes qui poussent au fur et à mesure que le temps passe. Quand tu as atteint ton objectif, elle devient un arbre.

En revanche, si tu vas naviguer sur les sites que tu avais précédemment ajoutés dans la liste des sites indésirables, ta plante va mourir petit à petit. Cette méthode de productivité un très agréable puisqu’elle permet de moduler fonction de la tâche que l’on a à accomplir.

À toi de voir quelle est la technique qui te convient le mieux.

Mettre de la musique

Quand je travaille sur le blog et que j’ai du mal à me concentrer, je mets souvent mon casque pour m’enfermer dans ma bulle.

Attention, quand je dis que je mets mon casque ce n’est pas pour écouter de la musique que je pourrais écouter en soirée ou dans la voiture.

J’écoute des musiques de concentrations que l’on peut trouver sur YouTube. C’est très pratique pour être efficace, car ça me permet de vider mon esprit en ne pensant à rien d’autre qu’aux tâches que je veux accomplir .

De plus ça permet en même temps de me relaxer et de me reposer, en même temps que je travaille.

Utilités en même temps c’est que j’appelle un outil très EFFICACE !

Quand je veux changer de style de contenu audio, je me rends sur le site Noisli.

Si tu ne connais pas ce site, il va vite devenir un de tes outils préférés !

Tu te connectes sur la plateforme, et ensuite tu choisis si tu préfères un thème relax ou un thème productiviste (ce qui nous intéresse particulièrement). Ensuite tu entends plusieurs sons de nature que tu peux moduler si tu préfères les orages, le bruit de l’eau ou alors du vent.

C’est un outil gratuit et il existe en application pour Android et IOS.

La loi de Parkinson

Avec la loi de Pareto, je pense que c’est la deuxième loi à connaitre absolument pour entreprendre dans sa vie.

La loi de Parkinson confite au fait que tout travail à effectuer pour une telle date augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté.

Cette loi a été créée en 1955 par Cyril Northcote PArkinson dans un article publié dans The Economist, où il analysait la multiplication inéluctable des fonctionnaires.

En effet, on leur demandait d’être de plus en plus productifs en leur fixant des deadlines, sauf que ces deadlines étaient loin et les tâches qui aurait pu être effectué en une journée, prenait en général une semaine.

Ce problème amena donc les administrations à recruter de plus en plus de fonctionnaires.

Et cette loi est encore applicable plus de 60 ans plus tard!

Ne t’est-il jamais arrivé d’avoir un gros dossier à faire (surtout pendant tes études) et que bizarrement tu le finisses juste la veille ?

C’est tout à fait normal. Quand on se fixe une date lointaine, on arrive rarement à se projeter aussi loin et on a tendance à procrastiner ou à commencer le dossier par de petite tâche.

Je commençais souvent mes dossiers par la page de garde en écrivant la matière mon nom et la date, cela me donnait bonne conscience… Mais malheureusement comme la majorité des personnes je le commençais réellement peu de temps avant la date limite.

C’est pourquoi quand tu analyses les tâches que tu as à faire, il faut vraiment bien identifier le temps que chaque tâche peut te prendre.

Dans le cas contraire, tu risques fortement de casser ton système de productivité que tu as mis en place!

Planifier ses journées pour être efficace

J’ai lu pas mal de livres sur la productivité et efficacité et ils étaient souvent très complexes. Le plus simple à aborder et à résumé est Zen To Done de Leo Babauta J’ai lu ce livre en anglais, mais il est très facile à aborder. Ce qui expliqué dans ce livre et l’organisation de nos journées.

Il faut écrire clairement sur une feuille toutes les tâches de la journée semaine. Ensuite pour s’organiser plus rapidement on priorise les tâches en fonction de leur importance et de leur date limite. C’est qui permet de ranger les tâches en trois catégories : les tâches les plus importantes qui sont à faire le jour même, mais aussi les tâches à faire pour la semaine.

Ensuite, analyse le temps que pourrait vous prendre chaque tâche et organise ta journée. Attention, il est très important de commencer par les tâches les plus importantes et les plus longs bons débuts de journée.

En effet, tu as plus d’énergie et plus de concentration c’est pourquoi il est important de se focaliser sur ces tâches en priorité. De ce fait même si tu n’as pas fini les petites taches en fin de journée, tu seras quand même content de toi, car tu auras effectué les tâches les plus importantes.

Pour illustrer ce principe, voici un extrait

Un jour, un vieux professeur de Harvard  fut engagé pour donner une formation sur la planification efficace de son temps à un groupe d’une quinzaine de dirigeants de grosses compagnies nord-américaines. Ce cours constituait l’un des cinq ateliers de leur journée de formation. Le vieux prof n’avait donc qu’une heure pour ” passer sa matière “.

Debout, devant ce groupe d’élite (qui était prêt à noter tout ce que l’expert allait enseigner), le vieux prof les regarda un par un, lentement, puis leur dit : “Nous allons réaliser une expérience”.

De dessous la table qui le séparait de ses élèves, le vieux prof sortit un immense pot Masson d’un gallon (pot de verre de plus de 4 litres) qu’il posa délicatement en face de lui. Ensuite, il sortit environ une douzaine de cailloux à peu près gros comme des balles de tennis et les plaça délicatement, un par un, dans le grand pot.

Lorsque le pot fut rempli jusqu’au bord et qu’il fut impossible d’y ajouter un caillou de plus, il leva lentement les yeux vers ses élèves et leur demanda :

“Est-ce que ce pot est plein?”.

Tous répondirent : “Oui”.

Il attendit quelques secondes et ajouta : “Vraiment?”

Alors, il se pencha de nouveau et sortit de sous la table un récipient

Rempli de gravier. Avec minutie, il versa ce gravier sur les gros cailloux puis brassa légèrement le pot. Les morceaux de gravier s’infiltrèrent entre les cailloux… jusqu’au fond du pot.

Le vieux prof leva à nouveau les yeux vers son auditoire et redemanda

: “Est-ce que ce pot est plein?” Cette fois, ses brillants élèves commençaient à comprendre son manège.

L’un d’eux répondît: “Probablement pas!”.

“Bien!” répondit le vieux prof.

Il se pencha de nouveau et cette fois, sortit de sous la table une chaudière de sable. Avec attention, il versa le sable dans le pot. Le sable alla remplir les espaces entre les gros cailloux et le gravier.

Encore une fois, il demanda : “Est-ce que ce pot est plein?”

Cette fois, sans hésiter et en chœur, les brillants élèves répondirent :

“Non!”

“Bien!” répondit le vieux prof.

Et comme si y attendaient ses prestigieux élèves, il prit le pichet d’eau qui était sur la table et remplit le pot jusqu’à ras bord. Le vieux prof leva alors les yeux vers son groupe et demanda : “Quelle grande vérité nous démontre cette expérience? ”

Pas fou, le plus audacieux des élèves, songeant au sujet de ce cours,

répondît : “Cela démontre que même lorsque l’on croit que notre agenda est complètement rempli, si on le veut vraiment, on peut y ajouter plus de rendez-vous, plus de choses à faire “.

“Non” répondit le vieux prof. “Ce n’est pas cela. La grande vérité que nous démontre cette expérience est la suivante: si on ne met pas les gros cailloux en premier dans le pot, on ne pourra jamais les faire entrer tous ensuite”. Il y eut un profond silence, chacun prenant conscience de l’évidence de ces propos.

Le vieux prof leur dit alors : “Quels sont les gros cailloux dans votre vie?”

  1. “Votre santé?”
  2. “Votre famille?”
  3. “Vos ami(e)s?”
  4. “Réaliser vos rêves?”
  5. “Faire ce que vous aimez?”
  6. “Apprendre?”
  7. “Défendre une cause?”
  8. “Relaxer?”
  9. “Prendre le temps…?”
  10. “Où… toute autre chose?”

Ce qu’il faut retenir, c’est l’importance de mettre ses GROS CAILLOUX en premier dans sa vie, sinon on risque de ne pas réussir…sa vie. Si on donne priorité aux peccadilles (le gravier, le sable), on remplira sa vie de peccadilles et on n’aura plus suffisamment de temps précieux

à consacrer aux éléments importants de sa vie.

Alors, n’oubliez pas de vous poser à vous-même la question :

“Quels sont les GROS CAILLOUX dans ma vie?”

Ensuite, mettez-les en premier dans votre pot (vie)”

D’un geste amical de la main, le vieux professeur salua son auditoire et lentement quitta la salle.”

[/feature_box] Ce conte d’entreprise est très connu. Je l’ai repris de ce site.

La première fois que j’ai lu ce texte, j’ai complètement repensé la façon dont je devais travailler. Cela m’a vraiment montré que je procrastinais  toujours les tâches les plus grosses et de ce fait je me retrouvais toujours à court de temps..

Interface de Trello pour améliorer sa productivité

Pour ma part j’utilise le site gratuit Trello qui me permet grâce à l’interface de créer des cartes telles que” chose à faire aujourd’hui”, ” chose à faire dans la semaine”, ” chose à faire dans le mois”.

Dans ces cartes, je peux ensuite mettre toutes les tâches qu’il faut que j’accomplisse. Cet outil me permet de mieux analyser mon efficacité et d’avoir une vue sur mon travail à effectuer. Je te conseille tout de même de lire un livre sur la productivité pour te permettre de mieux comprendre et de mieux organiser ton travail.

Définir ses objectifs

Pour être efficace, je pense qu’il faut en priorité définir les objectifs que l’on veut atteindre. Les objectifs permettront de savoir quelles sont les tâches les plus efficaces pour les atteindre. Une erreur que l’on fait souvent au moment des bonnes résolutions de la nouvelle année, c’est de se donner un objectif très dur à attendre. Cet objectif est souvent : ” j’arrête de fumer”, ” je fais du sport”, ” je perds tant de kilos”.

Il faut savoir que chaque objectif que l’on se fixe est atteignable. Cependant, la vraie réflexion à avoir quand on se fixe de tels objectifs et pas de réfléchir en année, par exemple ” je veux perdre 15 kilos cette année”. Mais plutôt, qu’est-ce qu’il faut que je fasse cette semaine, ce mois-ci pour atteindre mon objectif ?

Il est évident que pour être efficace sur ton objectif de perdre autant de kilos en une année, tu n’y arriveras pas en une semaine ou en un mois. En revanche, tu auras accompli des tâches qui te guideront vers cet objectif. Grâce à ces petits objectifs hebdomadaires ou mensuels, tu pourras mieux suivre tes résultats ils te motiveront à continuer davantage.

Écris tes objectifs et les tâches que tu as effectués tout en y associant un système de productivité te rendront beaucoup plus efficace dans ton travail ou dans ta vie. Ces techniques te permettront de faire plus ou moins de temps. Comme je te l’ai déjà dit, on a tous 24 heures dans une journée, cependant certaines personnes les utilisent mieux que d’autres.

Maintenant c’est à toi de passer à l’action!

N’hésite pas à me dire les commentaires si tu as d’autres techniques pour être plus efficace.

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